Directum — система управления цифровыми процессами и документами с элементами искусственного интеллекта, в основе которых лежат технологии машинного обучения и компьютерного зрения[1].
Исторически система относится к классу ECM (Enterprise Content Management)[2].
Поддерживаются классические задачи управления документами, делопроизводства [3] и управления договорами, также предлагаются готовые решения для управления совещаниями, командировками и авансовыми отчетами, организации HR-процессов. На базе Directum возможно создание финансового архива и долговременного электронного архива с поддержкой юридической значимости документов.
Интеллектуальные сервисы в составе Directum исключают рутинные операции в работе пользователей: документы автоматически классифицируются, создаются регистрационные карточки в системе, где поля сразу же заполняются данными из текста документа. Доступны и другие возможности: автоматическое определение ответственного исполнителя, сравнение содержания документов, выявление рисков, проверка наличия обязательных реквизитов, а также умный поиск.[4][5][6][7][8][4]
Directum обеспечивает организацию и контроль исполнения деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов по регламентам организации, обработка сложных заказов и организация процессов взаимодействия.
Состав системы Directum[ | ]
В декабре 2018 года компания Директум объявила о выпуске платформы нового поколения – RX. Заказчикам предлагается локальная установка или работа в облаке.[9]
Состав базовой поставки
| Решение |
Облачная поставка |
Локальная поставка
|
| Управление электронными документами
|
+
|
+
|
| Управление бизнес-процессами
|
+
|
+
|
| Документооборот с контрагентами
|
+
|
+
|
| Делопроизводство
|
+
|
-
|
| Договоры и счета
|
+
|
-
|
Готовые решения[ | ]
Управление электронными документами[ | ]
- создание и хранение различных неструктурированных документов: тексты, таблицы, рисунки, документы офисных пакетов (Microsoft Office, OpenOffice, Libre Office, Мой офис, ONLYOFFICE, Р7-Офис) [10]:
- поддержка версий
- работа с ЭП
- структурирование документов по папкам
- назначение прав доступа
- хранение истории работы с документами
- полнотекстовый и атрибутивный поиск.
Управление деловыми процессами[ | ]
- поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла [11]:
- выдача электронных заданий и контроль их исполнения
- взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов
- поддержка свободных и жёстких маршрутов
Конструктор бизнес-процессов без программирования
Делопроизводство[ | ]
- регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ [12]
- ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации
- рассылка и контроль местонахождения бумажных документов
- подписание документов ЭП
Управление договорами и счетами на оплату[ | ]
- организация процесса создания, редактирования, согласования и регистрации договоров, счетов на оплату и других сопутствующих документов
- их учет, хранение и быстрый поиск
Управление совещаниями[ | ]
- подготовка и проведение совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки)
- формирование и рассылка протокола
- контроль исполнения решений по итогам совещания
Управление взаимодействием с клиентами[ | ]
- ведение единой базы организаций и контактных лиц
- истории встреч, звонков и переписки с клиентами
- сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями
- планирование маркетинговых мероприятий
- анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий
Финансовый архив[ | ]
- централизованное хранение финансово-хозяйственных документов [13]:
- подготовка к налоговым и аудиторским проверкам
- быстрый поиск документов
Командировки и авансовые отчеты[ | ]
- оформление и утверждение заявок на командировку [14]:
- автоматизация сопутствующих процедур в рамках регламентов конкретной компании
- создание и согласование авансовых отчетов
- подготовка комплекта документации для налоговых и аудиторских проверок
HR-процессы. Автоматизация процессов кадрового делопроизводства[ | ]
- оформление документов при приеме и увольнении сотрудников [15][16][17][18]
- работа с базой кандидатов
- планирование графика отпусков и их оформление сотрудниками
Долговременный архив[ | ]
- централизованное управление бумажным и электронным архивом организации с соблюдением правил российского архивного делопроизводства[19][20]
- юридическая значимость электронных документов обеспечивается на протяжении всего срока их хранения
Обращения граждан и организаций[ | ]
- регистрация и обработка обращений юридических и физических лиц (в рамках заявлений, жалоб и предложений) [21]
- формирование и отправка ответов заявителям, контроль исполнения работ по обращению.
Дополнительные компоненты[ | ]
Быстрая идентификации документа Directum RapID: основанные на использовании штриха маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электронному документу по его бумажной копии.
Службы ввода документов (Directum Capture Services): массовый ввод документов в Directum с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т. д.).
Набор средств интеграции (Directum Integration Toolset): интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы [22].
Механизм интеграции с сервисами обмена документами: организация прозрачного обмена юридически значимыми документами от согласования документов внутри организации до отправки документов контрагенту.
Совместное редактирование документов: за счет интеграции с облачными редакторами Onlyoffice и Р7-Офис документы (тексты, презентации, таблицы) можно редактировать и рецензировать совместно.
Удаленная работа[ | ]
Веб-клиент: все привычные процессы и сценарии работы с электронными документами, задачами, заданиям через браузер
Интерфейс веб-клиента Directum с виджетами
Мобильные приложения: Directum Solo и Directum Jazz доступны на смартфонах и планшетах на базе iOS и Android. Обеспечивают полноценную работу руководителей и рядовых сотрудников со всеми возможностями системы.
Интеллектуальные сервисы Directum Ario[ | ]
В основе интеллектуальных сервисов Directum Ario лежат технологии компьютерного зрения и машинного обучения [23][24][25]. С их помощью система обеспечивает разные функциональные возможности.
Умная обработка документов: экземпляры (писем, счетов, накладных, актов, счетов-фактур, УПД или договоров) захватываются автоматически со сканера или электронной почты и распределяются на комплекты; сервисы интеллектуальной обработки Directum Ario распознают текст, классифицируют документы по типам и извлекают фактическую информацию с высокой точностью, около 95% [5]; документы заносятся в систему с автоматическим заполнением карточек.
Определение ответственного: сервисы формируют текст поручений и предлагают руководителю потенциальных исполнителей работ исходя из контекста документа. [26]
Сравнение документов: интеллектуальные сервисы сопоставляют согласованную электронную версию и подписанный бумажный экземпляр. Значимые отличия выделяются, поэтому легко выявить изменения по сравнению с согласованной версией в системе или исходным шаблоном. [27]
Контроль правильности оформления документов: проверяется комплектность документов, корректность указанных сумм, наличие обязательных реквизитов, в том числе печатей и подписей. Также содержание сопоставляется с заказами, номенклатурой и спецификациями.[28]
Проверка рисков: сервисы Ario могут контролировать наличие обязательных реквизитов и проверять условия договора с точки зрения возможных рисков: штрафов, пеней, сроков платежей.
Классификация обращений, поступающих в службу поддержки: входящие запросы анализируются по содержанию распределяются по типам, определяется срочность исполнения. [29]
Умный семантический поиск Directum Smart Search: помогает быстро найти любую информации по запросу на естественном для человека языке, даже если нет точных критериев поиска. [30][31][32][33][31][32][34]
Настройка системы[ | ]
Стандартная настройка системы Directum поколения RX не требует специализированных навыков администрирования [9]: в визуальных редакторах создаются схемы бизнес-процессов, экранные формы, отчеты. Система позволяет легко адаптировать существующие регламенты согласования, настраивать виды документов, их категории, журналы регистрации, а также автогенерируемые шаблоны документов.
Среда разработки Development Studio позволяет развивать систему под потребности компании, если возможностей стандартной настройки недостаточно[35][36], и представляет собой полноценную IDE (Integrated Development Environment) с визуальными редакторами форм и процессов, современным редактором а и инструментами отладки[37]. Используются возможности языка C# в комбинации с готовыми объектами предметной области. Применение распространенного языка программирования расширяет возможности адаптации системы, а современная IDE с поддержкой встроенных подсказок, отладкой и удобной навигацией по элементам разработки упрощает и ускоряет этот процесс.
IDE Directum RX Development Studio
Преимущества[ | ]
- Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.
- Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты.[38]
- Доступная среда разработки для тонкой настройки системы под требования компании
- Кросс-платформенность. Обеспечивается работа в разных ОС: Linux, Mac OS, Windows и др. Поддерживается возможность работы с СУБД на базе Microsoft SQL Server, PostgreSQL и Postgres Pro. Мобильные решения для устройств на iOS и Android [39]
- Наличие интеллектуальных сервисов для снижения трудоемкости в рутинных операциях.
- Возможность работы с различными офисными пакетами программ: Microsoft Office, OpenOffice, Libre Office, Мой офис, ONLYOFFICE, Р7-Офис.
- Наличие разных способов работы пользователей с системой:
- desktop-клиент
- веб-клиент [40] (с помощью веб-браузера)
- мобильное приложение[41]
- чат-боты для сотрудников без доступа к ПК[42]
- интеграция с корпоративными порталами для доступа к сервисам компании[43][44]
- встраивание в приложения (ERP, CRM, офис) для пользователей других систем.
- Готовые бизнес-решения для задач компаний разных отраслей и профиля деятельности [45][46]
- Универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, Галактика, 1С и других ERP-систем в Directum.
- Возможность организации обмена электронными документами с ЭП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще.
- Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу десятков тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов.[47][48][49]
- Наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов
- Возможность создания и управления в единой системе хранилищами документов практически неограниченного объёма для разного вида контента на протяжении всего жизненного цикла документов.
- Расширенная реализация механизма электронной подписи для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ, на Украине и в Белоруссии средств криптозащиты.
- Наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений.
- Возможность организации территориально-распределенной работы.
- Соответствие российский стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).
- Наличие крупных проектов внедрения федерального и международного уровня [50][51][52][53][54][55][56]
Недостатки[ | ]
- Зависимость от платформ Microsoft. В платформе нового поколения RX ограничение снято. Работа Directum поколения RX возможна не только на базе СУБД Microsoft SQL Server, поддерживаются также PostgreSQL и коммерческая версия Postgres Pro для крупных компаний. В качестве операционной системы можно использовать Linux, Mac, Windows и др[57].
- Использование собственного (проприетарного) языка программирования ISBL. В платформе нового поколения RX ограничение снято. При разработке используется язык программирования С#.
Источники[ | ]
- ↑ DIRECTUM 5.6 поддерживает искусственный интеллект
- ↑ Новость на CNews «ECM-система Directum обновлена до версии 4.6.1» Архивировано 26 декабря 2009 года.
- ↑ Описание DIRECTUM на сайте PCWEEK «DIRECTUM 4.4 упрощает электронно-бумажный документооборот»
- ↑ 1 2 Directum Ario
- ↑ 1 2 ОДК упростила работу канцелярии с помощью Directum Ario
- ↑ Представляем Directum Ario - набор интеллектуальных инструментов, облегчающий выполнение рутинных операций.
- ↑ Обзор решения для интеллектуальной обработки документов
- ↑ В «ОДК-Авиадвигатель» завершился пилот по внедрению Directum Smart Search
- ↑ 1 2 DirectumRX 3.0: ECM-система нового поколения с продуманной эргономикой
- ↑ Делопроизводство
- ↑ Бизнес-процессы
- ↑ Делопроизводство
- ↑ Финансовый архив
- ↑ Командировки и авансовые отчеты
- ↑ «HR-процессы» от DIRECTUM – еще один шаг к цифровому предприятию
- ↑ Интеллектуальный поиск в HR-процессах. Когда и где использовать?
- ↑ Решение Directum для цифровизации HR-процессов
- ↑ HR-процессы: Подбор, прием, обучение и перемещение сотрудников, согласование кадровых документов
- ↑ Долговременный архив. Хранение электронных документов в архиве организации
- ↑ Решение «Долговременный архив» автоматизирует работу с архивными документами на всех этапах их жизненного цикла
- ↑ Обращение граждан и организаций
- ↑ Российское подразделение Kellogg перешло в облако DirectumRX
- ↑ Directum Ario. Интеллектуальная обработка электронных документов с использованием машинного обучения.
- ↑ Сервисы интеллектуального распознавания, классификации и извлечения данных Directum Ario
- ↑ Directum Ario — решение для интеллектуальной обработки корпоративного контента
- ↑ Завершился пилотный проект внедрения умного поиска DIRECTUM Smart Search в ОДК Авиадвигатель
- ↑ Directum представила Directum новой версии 5.8
- ↑ ЕСМ-итоги 2019 года: тренды рынка, достижения игроков, проекты, решения, комментарии экспертов
- ↑ Автоматизируем рутинные операции в службе поддержки DIRECTUM с помощью решения DIRECTUM Ario
- ↑ Directum Smart Search.
- ↑ 1 2 Делаем действительно умный поиск
- ↑ 1 2 Каким должен быть умный поиск на предприятии?
- ↑ Умное решение для поиска в Directum
- ↑ DIRECTUM Smart Search – умное решение для быстрого и точного поиска
- ↑ Directum RX Development Studio. Расширение возможностей регламентов согласования
- ↑ УК группы «Сафмар» внедрила ECM-систему DirectumRX с помощью Directum
- ↑ Directum RX Development Studio. Расширение возможностей регламентов согласования
- ↑ Как мы делали свой движок Workflow
- ↑ Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами
- ↑ Веб-клиент DIRECTUM
- ↑ Мобильные приложения DIRECTUM
- ↑ DIRECTUM Bot — это инструмент для оперативного решения задач
- ↑ Региональный портал государственных услуг и сервисов
- ↑ Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint
- ↑ Бизнес-решения Directum
- ↑ Отраслевые решения Directum
- ↑ DIRECTUM выдержал запросы 10 тысяч пользователей
- ↑ DIRECTUM 5.3: новый уровень управления распределенными системами (неопр.) (недоступная ссылка). Дата обращения: 21 ноября 2016. Архивировано 22 ноября 2016 года.
- ↑ Система DIRECTUM обеспечивает работу 20 000 пользователей
- ↑ "Сургутнефтегаз" переходит на Directum 5.2
- ↑ «Нордеа Банк» автоматизировал работу с кредитными договорами на базе Directum
- ↑ Знаковые проекты DIRECTUM
- ↑ Русская медная компания: DIRECTUM покрывает потребности крупного бизнеса
- ↑ Автоматизация контроля исполнительской дисциплины ПАО «Т Плюс»
- ↑ Руководители управляют, а СЭД DIRECTUM для них — хороший помощник
- ↑ Создание единой платформы электронного документооборота для Группы ЧТПЗ
- ↑ Подтверждена совместимость системы DirectumRX и СУБД Postgres Pro
Новость на CNews «ECM-система Directum обновлена до версии 4.9.1»
Презентация системы электронного документооборота Directum
Ссылки[ | ]
