Система управления документами

Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов. Системы управления документами (DMS) обычно рассматриваются как компонент систем управления содержимым масштаба предприятия (Enterprise Content Management System, ECMS), разновидности систем управления содержимым (CMS).

В общем случае системы управления документами (DMS) предоставляют хранение, версионирование, пометку метаданными и безопасность по отношению к документам, а также индексирование и развитые возможности поиска документа.


Сервисы DMS[ | ]

Метаданные[ | ]

Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст, система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.

Интеграция[ | ]

Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов, таких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.

Захват[ | ]

Перевод в цифровой вид бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.

Индексирование[ | ]

Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлеченного из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.

Хранилище[ | ]

Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит. Также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и целостность данных.

Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.

Нормативные требования[ | ]

К основным нормативным требованиям к системам управления документами организаций относятся:

  • Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов" от 29.12.1994 № 77-ФЗ[1]
  • Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ[2]
  • Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"[3]
  • Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"[4]
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов[5]
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы[6]
  • ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь[7]
  • ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования [8]
  • ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы[9]
  • ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами[10]
  • ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению[11]
  • ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем[12]
  • ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией[13]
  • ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239[14]
  • Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33 Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)[15]
  • Приказ Росархива от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" [16]
  • Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 4 декабря 2020 г. N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций"[17]

См. также[ | ]

Примечания[ | ]

  1. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" (с изменениями и дополнениями) | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  2. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями) | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  3. Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  4. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  5. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы.
  7. ГОСТ Р ИСО 30300-2015 СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь.
  8. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования.
  9. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы.
  10. ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008 Информация и документация. Анализ процессов работы с точки зрения управления документами.
  11. ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению.
  12. ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR 18128:2014 Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем.
  13. ГОСТ Р ИСО 11442-2014 Техническая документация на продукцию. Управление документацией.
  14. ГОСТ Р ИСО/ТС 10303-1297-2012 Системы автоматизации производства и их интеграция. Представление данных об изделии и обмен этими данными. Часть 1297. Прикладной модуль. Управление документами по прикладному протоколу ПП239.
  15. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 года № 33 Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ).
  16. Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях" | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.
  17. Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций" | ГАРАНТ. base.garant.ru. Дата обращения: 19 мая 2021.